Jak zacházíme s osobními údaji

1. Kdo údaje zpracovává

Provozovatelem služby Ordina je Tomáš Jiroušek (fyzická osoba podnikající), IČO 76038424, se sídlem Střítež 328, 739 59 Střítež (dále „my“). Kontakt ve věcech ochrany údajů: info@ordinapro.cz.

Službu poskytujeme firmám a provozovnám (dále „zákazník“). Vůči osobám, které zákazníkovi volají, píší e-mail nebo chatují na jeho webu, je správcem údajů zákazník; my jsme jeho zpracovatel a řídíme se jeho pokyny a zpracovatelskou smlouvou. Vůči návštěvníkům tohoto webu a vůči zájemcům, kteří nás kontaktují, jsme správcem my.

2. Jaké údaje zpracováváme

• Telefon: přepis hovoru, telefonní číslo volajícího, čas a délka hovoru, případně nahrávka podle nastavení zákazníka.
• E-mail: příchozí a odchozí zprávy zákazníkovy schránky (odesílatel, předmět, text), koncepty odpovědí.
• Webchat: text konverzace a kontaktní údaje, které návštěvník do chatu sám napíše.
• Tento web: údaje, které nám sdělíte při poptávce (jméno, firma, e-mail, telefon, text zprávy), technické údaje o odeslání formuláře (IP adresa, čas, stránka, ze které byl odeslán) sloužící k ochraně proti zneužití, běžné provozní logy serveru a anonymní statistiku návštěvnosti (viz bod 8).

Obsah komunikace může obsahovat i citlivé údaje (např. o zdravotním stavu, pokud je zákazníkem ordinace). Zpracováváme je výhradně pro vyřízení dané komunikace a v rozsahu, který subjekt sám sdělil.

3. K čemu údaje používáme

• Vyřízení komunikace: přijetí hovoru, návrh odpovědi na e-mail, odpověď v chatu — vždy z informací, které zákazník o svém podnikání do služby vložil.
• Přehled pro zákazníka: přepisy, kontakty a koncepty v jeho konzoli.
• Učení stylu odpovědí: z historické komunikace zákazníka vznikají obecné znalostní dokumenty (jak firma odpovídá, ceny, termíny). Do těchto dokumentů se osobní údaje jednotlivých osob nepřenášejí — brání tomu pravidla pro AI i automatická kontrola výstupu.
• Provoz a bezpečnost služby, účtování spotřeby zákazníkovi.
• Vyřízení poptávky z tohoto webu: údaje z formuláře nám přijdou e-mailem a použijeme je jen k tomu, abychom se vám ozvali.

4. Umělá inteligence a pseudonymizace

Odpovědi generují jazykové modely — v našem provozu modely společnosti Anthropic, PBC (USA) přes její API. Podle smluvních podmínek Anthropic nesmí naše data používat k trénování modelů, vstupy i výstupy u ní jsou mazány nejpozději do 30 dnů a zpracování se řídí zpracovatelskou smlouvou (DPA) se standardními smluvními doložkami EU pro předání do USA.

U e-mailů provádíme před odesláním textu do AI pseudonymizaci: e-mailové adresy, telefonní čísla, čísla účtů, IBAN a rodná čísla nahrazujeme zástupnými značkami a skutečné hodnoty doplňujeme zpět až do výsledné odpovědi na naší straně. Adresy odesílatelů se do AI neposílají vůbec. Jde o pseudonymizaci, nikoli anonymizaci — obsah sdělení (např. popis problému nebo jméno v textu) model vidí, protože bez něj nelze odpovědět.

Přepisy telefonních hovorů a text webchatu se do AI předávají tak, jak byly řečeny či napsány — bez nich nelze odpovědět; pseudonymizaci pro tyto kanály připravujeme.

Pro hlasové služby využíváme rozpoznávání a syntézu řeči Microsoft Azure (EU region) a volitelně ElevenLabs, pokud si zákazník tento hlas zapne.

5. Jak dlouho údaje uchováváme

• Kopie e-mailů a koncepty v konzoli: podle nastavení zákazníka, výchozí doba je 180 dní; poté se nevratně mažou. Původní zprávy zůstávají v poštovní schránce zákazníka, do které nezasahujeme.
• Přepisy hovorů a chatů: po dobu trvání smlouvy se zákazníkem, případně kratší dobu dle jeho nastavení.
• Údaje o spotřebě a účtování: 1 rok v detailu, poté jen denní souhrny bez osobních údajů.
• Údaje z poptávek: nejdéle 12 měsíců od poslední komunikace.

6. Komu údaje předáváme

• Anthropic, PBC (USA) — jazykové modely; DPA + standardní smluvní doložky.
• Microsoft Ireland Operations Ltd. (Azure, EU) — rozpoznávání a syntéza řeči.
• ElevenLabs, Inc. (USA) — syntéza řeči, jen pokud ji zákazník zapne.
• Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Německo, EU) — provoz serverů.
• Google LLC (USA) — doručení poptávek z tohoto webu do naší e-mailové schránky (Gmail); předání kryjí standardní smluvní doložky EU.
• Poskytovatel telefonních linek zákazníka (SIP operátor) — spojení hovorů.

Údaje neprodáváme ani nepředáváme k marketingu třetích stran.

7. Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku. Pokud jste komunikovali s firmou, která Ordinu používá, obraťte se prosím nejprve na ni — jako správce o vašich údajích rozhoduje a my jí s vyřízením pomůžeme. Stížnost lze podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz).

8. Cookies a měření návštěvnosti

Návštěvnost tohoto webu měříme nástrojem Matomo, který provozujeme na vlastním serveru v EU. Měření je anonymní a bez cookies: do vašeho prohlížeče nic neukládá, z IP adresy zaznamená jen zkrácenou podobu (bez posledních dvou bajtů) a i přibližnou polohu odvozuje až z ní. Naměřená data nikam nepředáváme; slouží nám jen k souhrnnému přehledu, které stránky lidi zajímají. Protože vás z nich nelze určit, měření nevyžaduje váš souhlas. Surová data mažeme po 12 měsících.

Z měření se můžete kdykoli odhlásit přepínačem níže. Odhlášení si prohlížeč pamatuje v jediné cookie, která vznikne až tímto krokem; pokud cookies smažete nebo přejdete na jiný prohlížeč či zařízení, je potřeba odhlášení zopakovat.

Jiné cookies web neukládá — marketingové nástroje nepoužíváme a písma jsou hostována u nás. Technické záznamy serveru (IP adresa, čas, požadovaná stránka) uchováváme krátkodobě pro bezpečnost provozu.

Poslední aktualizace: 15. 9. 2026.